Det finns många anledningar till att du vill att folk ska svara på dina festinbjudningar. Kanske måste du ge en personalavtal till festplatsen eller planera tillräckligt med mat till ditt fest hemma. Du kanske ville personifiera gynnarna. Oavsett anledning, att placera en RSVP-anteckning på en inbjudan betyder att du förväntar dig ett svar. Eftersom du var tillräckligt artig att bjuda in någon, borde de återlämna den vänligheten med ett enkelt svar.
Det är inte alltid så lätt. Det kommer alltid att finnas föräldrar som inte RSVP bara för att de inte kan bry sig. Andra föräldrar kanske inte ens har sett inbjudan. Vissa föräldrar kanske faktiskt inte förstår vad RSVP betyder.
Så vad är det för en planering av föräldrar som jag verkligen behöver-en-huvud-räkna att göra? Sanningen är, annat än att bara bjuda in barnen för vilka du har någon slags kontaktinformation; det finns inte ett säkert sätt att garantera en RSVP från alla inbjudna. Det finns dock några metoder du kan försöka hjälpa till att uppmuntra till ett bättre svar.
Inkludera digitala svar
Ju fler alternativ du kan ge föräldrar desto bättre. Många människor känner sig obekväma att ringa någon de inte känner för att avslå en festinbjudan. Genom att lägga till ett mindre personligt alternativ tillåts vissa en chans att undvika en besvärlig konversation men ändå RSVP.
Det verkar som att ju fler alternativ du ger för att svara elektroniskt, desto mer troligt är det att du samlar in fler svar, så fortsätt och lägg till ett e-post- och textalternativ till dina inbjudningar.
Vänd om "beklagar bara"
Termen "ångrar bara" på en inbjudan betyder helt enkelt att du inte behöver RSVP om du planerar att komma, men ring och låt värdinna veta om du inte kan göra det. Tyvärr verkar de flesta göra det motsatta: svara om de kommer och ignorera inbjudan om de inte är det.
Istället för att använda uttrycket "beklagar bara", varför inte lägga till en anteckning som säger något som "RSVP bara om du planerar att delta. Alla icke-svar kommer att betraktas som ett nej. Eftersom det här är vad de flesta gör i alla fall är det ett effektivt sätt att klargöra att någon som inte ringer inte borde visa sig ändå på festdagen.
Ja, det här kan vara oförskämt, men det är svårt att planera en fest för en stor grupp barn utan att ha kvar den långvariga frågan om 16 personer som aldrig svarade kommer att dyka upp i sista minuten och skapa en brist på födelsedagskakan. Om ditt evenemang hålls på en festplats för barnen, ange i din anteckning att arenan kräver ett korrekt antal anställda vid ett visst datum och inte kommer att kunna rymma mer än vad som redovisas.
Ge dem en anledning att svara
Du kanske inte kan locka alla att svara, men du kan fiska ut några svar genom att lägga till anteckningar om varför du behöver ett svar (annat än det uppenbara personalantalet). Till exempel kan du anpassa födelsedagsfesten. Om du gör det, lägg till en anteckning som säger: "Svara med rätt stavning av ditt barns namn för personliga festgäster." Detta skulle uppmuntra några av de sista minuten folk att göra ett åtagande förr och undvika att dyka upp och ha sitt barn lämnas utanför kul.
Du kan använda samma strategi för att indikera att du behöver ett exakt svar för att se till att du har tillräckligt med cupcakes eller priser för festspelen. Ibland förstår föräldrar verkligen inte att siffrorna är viktiga när du planerar en födelsedagsfest, så det är inget fel med att försiktigt peka ut dem.
I slutändan finns det verkligen inget sätt att säkerställa att varje gäst svarar i rätt tid (eller alls), men några av dessa strategier borde uppmuntra till mer svar än att en standard “RSVP med 10/12” troligen kommer att Garner.