Att flytta ditt företag till ett nytt kontor är en flerstegsprocess som kräver noggrann planering och flera förberedelsesteg. Som med alla stora projekt är det bäst att dela upp arbetsbelastningen och tilldela specifika uppgifter till olika anställda. Att starta processen tidigt och upprätthålla öppen och frekvent kommunikation är nycklarna till en framgångsrik och mindre stressande rörelse.
Skapa en tidslinje
Skapa en tidslinje som innehåller alla de väsentliga stadierna i ditt drag. För att säkerställa att schemat är genomförbart, diskutera planen med alla teammedlemmar som är involverade i flytten. Var realistisk om hur mycket tid du behöver. Ett litet kontor kan behöva minst tre månader för att förbereda sig, medan ett medel till stort kontor kan behöva planera i sex till åtta månader eller mer. Hur som helst är nyckeln att starta så tidigt som möjligt.
Designa det nya utrymmet
Nästa steg är att samla in all tillgänglig information om det nya utrymmet. Försök att få ritningar eller golvlayout så att du kan identifiera nyckelkomponenter, till exempel eluttag och lagringsutrymme, och börja utforma den nya kontorslayouten. Det är också bra att ha en allmän plan för ditt nuvarande utrymme så att du kan jämföra de två. Om det finns områden på det nuvarande kontoret som inte fungerar, identifiera dem nu så att samma problem kan undvikas i ditt nya utrymme.
Gör dessutom en lista över potentiella problem med det nya utrymmet, till exempel ett mindre mottagningsområde eller mindre lagringskapacitet, eller kanske ett större öppet utrymme som kräver fler bås eller tillfälliga väggar. Det kan vara nödvändigt att anställa snickare, målare, elektriker, systeminstallatörer eller andra yrkesverksamma för att bygga väggar, lägga till ledningar eller göra kosmetiska förändringar innan du flyttar in.
Bygg ditt rörliga team
För medelstora till stora kontor, utse någon (eller be om frivilliga) från varje avdelning eller avdelning för att samordna sitt specifika område. Detta kan tilldelas avdelningsansvarig eller chef som sedan kan se till att varje anställd tar ansvar för att packa sitt skrivbord, filer och personliga föremål. För mindre kontor kan du vara på egen hand. Om så är fallet, identifiera några nyckelpersoner som kan hjälpa till med att koordinera rörelsen.
Ditt team kan också hjälpa dig att identifiera aktuella problem med det gamla utrymmet och hitta möjliga lösningar för det nya kontoret. Detta är ett utmärkt sätt att införliva andra synpunkter och uppnå enighet om flytten, särskilt om vissa anställda inte stöder förändringen.
Genomföra regelbundna möten
Ange regelbundna möten i ditt schema för att diskutera flytten och dess framsteg med alla anställda. Det är viktigt att hålla alla informerade och att få tid att ta itu med anställdas oro och kommentarer. Att flytta är stressande för alla inblandade och kan vara mer stressande om beslut inte kommuniceras tillräckligt.
Bestäm din budget
Om du har tilldelat ett specifikt budgetbelopp för din flytt är det viktigt att identifiera kostnader innan du anställer flyttar, eller till och med innan du packar den första rutan.
Tilldela uppgifter
Låt ditt rörliga team skapa en lista med uppgifter som måste slutföras veckorna innan du flyttar och se till att kritiska uppgifter läggs till i tidslinjen / schemat. Fråga varje avdelningschef eller handledare vad som krävs från deras område, som kan inkludera leverantörer av specialtjänster, t.ex. telefonlinjeinstallatörer eller datornätverkspecialister. Se också till att gemensamma områden täcks, till exempel receptionen, lobbyn och förvaringsutrymmen.
Anställa Movers
Att anställa flyttar är en av de mest kritiska uppgifterna för att flytta ett företag, och det finns flyttföretag som är specialiserade på kontorsflytt. Liksom alla hushållsrörelser är det viktigt att se till att företaget är pålitligt och att du får den bästa servicen för kostnaden. Gör din forskning, ställa rätt frågor och låt företaget komma till ditt kontor för att bedöma ditt drag.
Denna uppgift kan tilldelas en person eller grupp eller till ett par olika personer, med varje anropande specifika företag och sedan jämföra anteckningar. I alla fall börjar du tidigt för att se till att du får det bästa priset och passar dina behov.
Skapa en kontaktlista
En kontaktlista hjälper dig att säkerställa att alla du gör affärer med, inklusive leverantörer och kunder, vet att du flyttar. Det är en bra idé att tilldela denna uppgift till en person att övervaka för att förhindra att kontakter faller genom sprickorna. Att meddela kunder och kunder kräver specifik kommunikation om din nya plats och hur verksamheten kommer att fungera under flytten. Sådan information är nödvändig för att säkerställa att dina kunder inte går någon annanstans för dina tjänster.