sturti / Getty Images
Att flytta kontor är komplicerat. Med så många saker att göra är det lätt att förbise mindre, men ändå viktiga, uppgifter. För att få ditt kontor att gå på rätt spår använder du följande checklisteguide som säkerställer att inget lämnas ångrat.
Se också till att du har en checklista över viktiga uppgifter som hjälper ditt kontor att flytta.
Kunder och kunder
Det är en bra idé att låta din kundbas veta om flytten först, helst minst en månad innan flytten ska ske. Ge information om den nya platsen, antingen genom att skicka ut ett formellt brev eller ett e-postmeddelande med en karta bifogad eller bifogad till alla i din företagsdatabas. Eller när det gäller en detaljhandelsbutik, placera en karta och anmälningsskylt på ytterdörren och förse en liten flygblad med varje köp. Lägg upp informationen på din webbsida med enkla att följa anvisningar och alla uppgifter som kommer att hålla dina kunder tillbaka; detta kan inkludera en "inflyttning" -försäljning eller en officiell öppningsfest.
Du bör också låta dina kunder veta om du stänger alls under flytten eller minskar timmarna. Detta kommer att vara ett kritiskt meddelande för att säkerställa att kunder inte blir frustrerade om din dörr är låst. Att veta i förväg när du är öppen för affärer kommer att spara mycket telefonsamtal från dina kunder och hindra dem från att gå till din konkurrent för service. Med andra ord, låt dina kunder veta din plan för service dem under övergången.
Tjänsteleverantörer, leverantörer och myndigheter
Meddela tjänster och leverantörer som ditt företag använder regelbundet. Det kan inkludera en skrivare, kurir, kontorsleveransbutik eller internetleverantör.
Banker och försäkringar
Banker kommer att kräva anmälan tidigt; måste du ändra adressen på företagskontroller, sedan ha checkarna tryckta, meddela kreditkortsföretag och andra finansiella institutioner eller tjänsteleverantörer. Du kan bestämma att ditt företag skulle ha fördel av att överföra företagskonton från en bank till en annan eller från en filial till en annan; prata med din bankrepresentant om tjänster som finns tillgängliga på den nya platsen / kvarteret.
Försäkringsbolag måste också meddelas tidigt. De måste utvärdera det nya utrymmet och ge dig en ny uppskattning om tillämpligt. Det här är en bra tid att prata med försäkringsgivaren om flyttförsäkring och vad du behöver för att säkerställa att ditt kontor är skyddat.
Ändra inkommande telefonmeddelanden
Tillsammans med uppdatering av företagsinformation och marknadsföringsmaterial finns det andra sätt att säkerställa att allmänheten får veta om det kommande steget. Lägg till ett meddelande till telefonsvararen / röstbrevtjänsten där du anger datum för flytten, vart du flyttar till och hur detta kan påverka tjänsten. Ge också kontaktinformation för de kunder som kan ha specifika problem.
Låt de anställda också byta röstbrevlåda med direktkontor med information om flytten och den nya adressen. Återigen är det ett enkelt sätt att påminna kontakter om flytten och informera de som inte är i kontaktdatabasen om ändringen.
Ändra din signaturrad
Att lägga till ett meddelande i e-postsignaturraden för alla anställda säkerställer att varje e-postmeddelande som skickas påminner mottagaren om det kommande flyttet. Detta är ett utmärkt sätt att nå individer som inte är med i företagskontaktlistan.
Stämpel utgående korrespondens
Köp en röd stämpel där "Notera ny adress"; frimärken kan vanligtvis köpas i en kontorsleveransbutik. Stämpla uppdaterade brevhuvud för att säkerställa att mottagarna är medvetna om adressändringen. Observera att detta anmälningssteg kanske inte är tillämpligt förrän flyttningen är klar.
Telefon
Detta bör vara det första verktyget du kontaktar om din flytt; du vill se till att ditt företag förblir öppet under flytten eller att det är så lite störningar som möjligt. Låt telefonföretaget veta när flytten är och be att telefoner installeras och redo att fungera på den nya platsen dagen före ditt inresedatum, bara för att säkerställa att systemet är igång på ditt inresedatum.
Be företaget att inrätta ett vidarebefordringssystem från och med dagen du flyttar. Om ditt företag ändrar telefonnummer, begär att du lägger till ett rådgivande till ditt gamla nummer så att de som ringer upp känner till telefonnumret. När du har flyttat är det en bra idé att ringa ditt gamla nummer för att se till att tjänsten är på plats. Se också till att ditt nya företagsnummer och adress uppdateras i nästa telefonbok och katalog.
Postkontor, e-post och sociala mediekonton
Meddela postkontoret om din flyttning och ordna att posten vidarebefordras i några månader efter flytten. Som tidigare nämnts, lägg till ett meddelande om flyttning till anställdas signaturlinjer innan flytten och följt flytten också; efter flytt signaturen bör be mottagaren att notera adressändring och kontaktinformation.
Vanliga kurirföretag som hämtar och avlevererar bör också meddelas om adressändringen och eventuella ändringar av tjänsterna.