Har du någonsin fått ett e-postmeddelande som lämnade dig undrar om personen som skickade det? Eller värre, har du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du senare ångrat? Att vara i den mottagande slutet av ett dåligt e-postmeddelande kan låta dig skaka på huvudet och försöka ta reda på vad i all värld den andra personen tänkte. Att vara den som skickade den kan förstöra en annars stor dag och det kan få negativa följder senare.
Hastigheten att zippa bort ett e-postmeddelande har gjort det till den föredragna metoden för kommunikation. Oavsett om du skickar ett personligt e-postmeddelande eller affärsmail är det viktigt att följa korrekt etikett för att förhindra felkommunikation eller hårda känslor.
Följ den gyllene regeln genom att behandla mottagaren som du vill behandlas. Innan du klickar på "skicka" på ett e-postmeddelande, ta en minut och ge det en extra genomläsning. Effektiv användning av e-post kan sätta dig i ett positivt ljus med din handledare och kan till och med ge dig en fördel när det är dags för en kampanj.
Antag inte integritet
Skräppost - brådskande affärsförslag. Bara en film / Stockbyte / Getty Images Tänk på att ditt företag och din personliga e-postadress kanske inte är privat. Ditt företag har rätt att läsa allt som skickas från kontoret, så skriv aldrig och skicka personlig eller mycket känslig information från jobbet. Personlig e-post hemifrån kan vidarebefordras, så skriv inte något som kan orsaka problem om det når fel person.
Undvik stötande kommentarer
Kontrollera alltid att det inte finns några stötande kommentarer. Hjältebilder / Getty Images Undvik stötande kommentarer i din e-post. Detta inkluderar rasistiska, sexistiska eller negativa kommentarer om en annan person eller företag. Om du får ett stötande e-postmeddelande ska du inte svara eller vidarebefordra det till någon. Använd aldrig e-post för att säga något som kan missuppfattas eller missförstås om det kommer tillbaka till din chef.
Ropa inte
Manuel Breva Colmeiro / Getty Images Kom ihåg att när du skriver in alla kepsar kommer e-postmeddelandet ut som skrikande. Vissa tror att det gör deras budskap lättare att läsa, men det är inte fallet. Använd ett teckensnitt som är lätt för ögonen när du läser med standardbokstäver.
Redigera dina meddelanden
Redigera din e-post innan du skickar. Hjältebilder / Getty Images Redigera dina e-postmeddelanden innan du skickar dem. Använd stavningskontrollen och gå över alla affärs-e-postmeddelanden för att se till att du har rätt grammatik. Du vill alltid presentera dig som professionell i all korrespondens. Kontrollera det personliga e-postmeddelandet när du är klar med att skriva det för att se till att det får din avsedda punkt. Att släppa eller lägga till ett enda ord kan ändra innebörden av en mening.
Svara med försiktighet
Kontrollera alla fälten innan du svarar på e-post. kupicoo / Getty Images Känner till rätt sätt att svara på e-postmeddelandena du får. Var uppmärksam på avsändaren och de andra i fältet “till” och “cc”. Svara så snabbt som möjligt istället för att låta din "sparade" mapp bli för rörig.
Undvik lusten att slå "svara alla" innan du letar efter vem som finns i rubriken. Ditt svar kan förvirra andra på listan, eller så kan du sluta skicka onödig information till personer du inte känner. Den enda gången du klickar på ”svara alla” är om du är säker på att alla behöver den information du skickar.
Känn dina e-postverktyg
Westend61 / Getty Images Känn verktyg och typer av e-post. Detta inkluderar "till", "cc", "bcc" och ämnesrader. Huvudmottagaren bör vara i "till" -fältet. När du behöver kopiera någon lägger du normalt till personen i fältet "cc" eller kolkopia. Om någon behöver kopieras utan att de andra på listan får sitt e-postmeddelande, använd "bcc" eller blind kolkopia. Kopiera endast personer som behöver veta den information du skickar.
Vidarebefordra aldrig e-postmeddelanden till någon. Dessa kan vara besvärliga och täppa människors e-postlådor till irritationspunkten. Du vill inte bli den person som vidarebefordrar meddelanden som kanske eller inte är sanna.Du bör alltid fylla i ämnesraden för ett företagsrelaterat e-postmeddelande, och det är att föredra i en personlig e-post. Håll ämnesraden så kort som möjligt och ha bara ett ämne per utskick.
Håll det kort
Skriv inte långa, pratande e-postmeddelanden. Klaus Vedfelt / Getty Images De flesta föredrar korta e-postmeddelanden snarare än långa, ordliga meddelanden. Om möjligt, ange din poäng i ett par meningar. För ett längre meddelande, börja med ett inledande stycke som låter folk veta grunderna. Om du har mer än ett ämne, dela upp ditt meddelande i mer än en e-post, med ett ämne per e-post.
Titta på din ton
Kontrollera din ton innan du skickar ett e-postmeddelande. PhotoAlto / Eric Audras / Getty Images Håll en positiv ton i din e-postkommunikation. Kom ihåg att snarkiga kommentarer kan komma över som snediga snarare än roliga.
Spara den sarkastiska humor för röstkommunikation så att andra kan höra tonen i din röst. Detta inkluderar också ilska. Du bör alltid undvika att skicka ilskna e-postmeddelanden, eller så kan du riskera att kränka någon du arbetar med eller bryr dig om.
Använd prioriterade flaggor med diskretion
Vet hur man använder prioriterade flaggor för viktiga e-postmeddelanden. Hjältebilder / Getty Images Om du har en högprioriterad flagga ska du bara använda den vid behov. Att använda det för mycket kommer så småningom att ha motsatt effekt som du vill och skicka dina e-postmeddelanden till botten av prioriteringslistan för mottagarna.
Skriv ditt namn
Inkludera kontaktinformation i din e-postsignatur. Marc Romanelli / Getty Images Glöm inte att skriva under dina e-postmeddelanden. Mottagarna kan bli irriterade om de måste bläddra upp för att ta reda på vem som har skickat meddelandet. Om du förväntar dig ett svar per telefon, ska du ta med numret, även om du vet att personen har det i filen. Syftet med e-post är att spara tid, och att behöva stoppa vad han eller hon gör kommer att sakta ner saker. Om du har en signaturrad ska du hålla den uppdaterad med rätt e-postadress och telefonnummer.
